Ich habe kürzlich ein World-Café für einen non-profit-Organisation durchgeführt und habe dabei wieder eine neue Erkenntnis gewonnen: Mehr Ideen sind nicht gut für eine effektive Umsetzung.
 
Viele Personen = viele Ideen
Bei einem World-Café wird viel diskutiert über mehrere Runden hinweg. Die Ideen und Erkenntnisse werden auf den Tischen auf Flipchart-Papier oder Papier-Tischdecken notiert, damit sie nicht verloren gehen. Meistens kommen dabei sehr viele Ideen zusammen, doch nicht alle können umgesetzt werden – vor allem im nonprofit-Bereich, wo freie Zeit und Kapazitäten noch eher Mangelware sind.
 
Doch eigentlich gilt das Gleiche auch in Unternehmen. Auch dort müssen Prioritäten gesetzt werden, weil die Ressourcen für die Umsetzung begrenzt sind.
 
Warum Prioritäten wichtig sind
Viele Ideen machen es oft schwieriger, die Umsetzung wirklich anzugehen, weil man zuerst mal erschlagen ist von der Vielzahl: Was sollen wir mit all diesen Ideen anfangen? Dann selbst die Auswahl zu treffen, was soll wirklich angegangen werden, kann eine  Arbeitsgruppe/Projektgruppe schon ein ganzes Meeting kosten. Deshalb ist es besser die Priorisierung bereits im Workshop von den Teilnehmern selber machen zu lassen. Damit sind sie auch bei der Festlegung der wichtigen Themen mit eingebunden.

Als ich mit der Schnelldokumentation angefangen habe, habe ich von den Teilnehmenden oft gehört, dass sie auch die Fotos der erarbeiteten Flipcharts haben wollen. Denn damals habe ich nur die abgeschriebenen Texte zurückgegeben. Inzwischen habe ich dazugelernt und baue auf Wunsch auch die Fotos der Flipcharts in die Dokumentation mit ein. Warum und wie ich das mache, erfahren Sie in diesem Artikel.

Mit einem Bild von einem Flipchart verbindet unser Gehirn viel mehr Informationen, als nur den Text, der dort steht. Denn mit einem Flipchart können wir sofort wieder die Situation verbinden, in der das Flipchart entstanden ist. Wir erinnern uns an den Raum, wo es stattgefunden hat, an die Personen, die dabei waren, vielleicht auch an die Atmosphäre. War es z. B. eine kreative Arbeitsgruppe, die sehr konstruktiv war. Oder war es eine hitzige Diskussion, bei der das Flipchart entstanden ist. Unser Gehirn speichert all diese Informationen zusammen mit dem Bild des Flipcharts ab und kann diese auch genauso schnell wieder abrufen, wenn es das Bild des Flipcharts wieder sieht.

Deshalb sind auch Fotos einer Veranstaltung wichtig. Manche meiner Kunden machen bewusst auch Fotos der Arbeitsgruppen, die gemeinsam an einem Thema gearbeitet haben. Diese werden dann in die Gesamtdokumentation mit eingebaut. Damit können sich die Teilnehmer der Arbeitsgruppe sofort wieder erinnern. Auch die Personen, die in einer anderen Arbeitsgruppe waren (z. B. bei Openspace-Veranstaltungen oder parallelen Arbeitsgruppen) erkennen damit schneller, wer in welcher Arbeitsgruppe mitgearbeitet hat. Und wenn Fragen auftauchen zu den Ergebnissen, weiss man, wen man aus der anderen Arbeitsgruppe fragen kann.

Wenn die Flipcharts jedoch nicht besonders leserlich sind, weil schnell geschrieben wurde, oder weil zu klein geschrieben wurde (s. rote Schrift unten im Beispiel), dann hilft nur das Abschreiben der Texte, wenn damit weitergearbeitet werden soll. Denn unser visuelles Gedächtnis kann zwar sehr gut die oben beschriebenen Informationen der Situation abrufen, aber wenn es um einzelne Wörter oder Texte geht, reicht das nicht aus.

Auch für andere Teilnehmer, die nicht in dieser Arbeitsgruppe oder diesem Workshop waren, hilft ein unleserlicher Text nicht weiter. Vor allem, wenn es sich um den Vorgesetzten handelt, der gerne wissen möchte, was im Workshop erarbeitet wurde, hilft das Foto einen Flipcharts nicht weiter, wenn es unleserlich ist. Daher sollte man die wichtigen Ergebnisse abschreiben, wenn damit weitergearbeitet werden soll oder wenn sie präsentiert werden müssen.

Weil Fotos und lesbare Texte zusammen besser funktionieren, kombiniere ich oft beides in Powerpoint. Wenn es sich um wenig Text handelt, nutze ich das zweispaltige Folienlayout. Dann kommt in die linke oder rechte Spalte, das verkleinerte Foto. Es braucht nicht leserlich zu sein, sondern dient nur als Gedächtnisstütze für unser Gehirn (siehe Beispielfolie). Und in die zweite Spalte kommt dann der abgeschriebene Text, der für jeden lesbar ist.
​Sollte es sich um viel Text auf dem Flipchart handelt, dann bekommt das Foto eine eigene Folie mit dem Hinweis auf den lesbaren Text auf der nächsten Folie. Dann hat man beides: Das Bild, für diejenigen, die daran mitgearbeitet haben und den Text zum Weiterbearbeiten oder für diejenigen, die nicht dabei waren. 

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Ich muss gestehen, dass ich seit mehr als 15 Jahren überzeugte MindMapperin bin. Ich plane, strukturiere, dokumentiere alles mögliche in MindMaps am Computer. Als ich 1999 damit angefangen habe, gab es noch nicht so viele Tools und ich habe mit dem heutigen Marktführer MindManager viele Jahre lang gemapped. 
Inzwischen habe ich andere Tools ausprobiert, die auf den Markt gekommen sind und sie werden immer besser. So gibt es z. B. das kostenlose Freemind, das schon sehr viel kann. Da ich in der Zwischenzeit auf einen Mac umgestiegen bin nutze ich seit Anfang 2015 iThoughts, das mit seinen ca. 50 EUR ein gutes Preis-Leistungsverhältnis bietet, denn die Exporte in iThoughts funktionieren genauso gut wie in MindManager. Es funktioniert leider nur auf Mac.
Vor kurzem habe ich XMind entdeckt (gibt es für Windows und Mac), dass ich z. Z. gerade teste. Und es sieht sehr vielsprechend aus.

Nutzen Sie MindMapping-Tools mit Exportfunktionen
Wenn Sie sich für ein MindMapping-Tool entscheiden, achten Sie auf die Export-Möglichkeiten. Denn das Strukturieren in MindMaps geht sehr schnell und einfach. Aber dieses Format können die Teilnehmer ja nicht bearbeiten. Deshalb sind Exporte in die gängigen Formate wie Powerpoint, Word oder Excel hilfreich. Wenn ein Tool direkte Importe nach Powerpoint oder Word hat, erleichtert Ihnen das die Arbeit sehr und spart unnötige Zwischenschritte.  Denn die Inhalte sollen ja nachher an die Teilnehmer verteilt werden. So würde ich lieber die 50 oder 80 EUR für ein gutes MindMapping-Programm investieren (gegenüber Freedmind), weil ich weiss, dass ich mir damit sehr viel Zeit ersparen werde. 

1. Das Abschreiben geht schneller
Wenn Sie Inhalte von Flipcharts oder Karten abschreiben in eine Mindmap, müssen Sie sich keine Gedanken machen, über die Reihenfolge der Flipcharts oder Karten. Denn das Verschieben der Hauptzweige oder Unterzweige geht mit Drag&Drop sehr schnell. Die visuelle Struktur hilft dabei, die Zweige in die richtige oder eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. 

Wichtig dabei ist: Nutzen Sie beim Abschreiben die Tastenkombinationen für das Einfügen von Zweigen und Unterzweigen. Beim MindManager ist das z. B. die "Einfügen" Taste für Unterzweige und die "Enter" Taste für Zweige auf der gleichen Ebene (Nebenzweige). Damit müssen Sie Ihre Hand nicht zwischen Tastatur und Maus wechseln, sondern können alles direkt über die Tastatur eingegeben. Das spart sehr viel Zeit.

Bei iThoughts  ist es z. B. die "Tabulator" Taste für neue Unterzweige. Schauen Sie einfach in Ihrem Programm nach, welche zwei Tasten für neue Unterzweige oder Nebenzweige (in manchen Programmen heissen sie auch Knoten) eingesetzt werden. Das erspart Ihnen auch bei allen anderen Planungsaufgaben mit MindMapping-Tools enorm viel Zeit. 

2. Strukturieren der Inhalte ist viel einfacher
Mit MindMapping Tools geht vor allem das Strukturieren viel schneller als in Word. Denn hier können Sie Begriffe einfach per Drag&Drop verschieben und bestimmten Oberbegriffen zuordnen. Damit bekommen die Inhalte Struktur und werden übersichtlicher. Denn eine Liste von 23 Punkten, ist einfach zu unübersichtlich für unser Gehirn. Eine Struktur hilft uns, die Inhalte schneller zu erfassen. 

So gehen Sie dabei am besten vor: Finden Sie Oberbegriffe, unter denen Sie mehrere Unterzweige zusammen fassen können. Manchmal ist dies ganz offensichtlich, manchmal muss man aber auch etwas nachdenken, bis man auf die Oberbegriffe kommt. Schreiben Sie den Oberbegriff dann auf einen Hauptzweig und verschieben Sie die entsprechenden Unterzweige dann mit der Maus auf diesen Hauptzweig. So kommt nach und nach Struktur in alle Begriffe.

Dazu noch ein Tipp zu den Oberbegriffen:
Wörter die regelmässig bei meinen Kunden auftauchen sind folgende: Kommunikation, Unternehmen, Führungskräfte, Mitarbeiter, Organisation, Teams, Projekte, Zusammenarbeit. Vielleicht passt davon etwas auch für Ihre Inhalte. 

3. Export in verschiedene Formate für verschiedene Zwecke
Wenn Sie alles strukturiert haben, folgt der nächste Schritt, der Export in eines der gängigen Formate, die andere auch öffnen und bearbeiten können. Sofern dies gewünscht ist. Falls das nicht gebraucht wird, können Sie die Map auch in ein pdf umwandeln und als pdf-Datei verteilen.

Wenn es darum geht, die Inhalte zu präsentieren, dann empfehle ich Powerpoint. Das ist auch das übliche Format für Präsentationen. Wenn Sie also Ihrem Kunden oder Ihren Kollegen die Ergebnisse des Workshops präsentieren wollen, exportieren Sie die Inhalte nach Powerpoint.

Nehmen wir einmal an, dass die Stichworte, die erarbeitet wurden, sollen noch ergänzt werden mit weiteren Details und Texten, weil daraus ein Konzept entstehen soll. Dann ist der Export nach Word empfehlenswert. Dort haben Sie die Struktur und die entsprechenden Überschriften aus der MindMap und können beliebig viel Text dazu ergänzen. So kann daraus auch ein mehrseitiges Dokument entstehen.

Wenn in Ihrem Workshop Massnahmen erarbeitet wurden, die dann entsprechend umgesetzt werden sollen, ist eine Excel-Tabelle das richtige Export-Format. Denn dort können Sie weitere Spalten hinzufügen, wie z. B. Priorität, Status, Verantwortlicher, Bemerkungen, etc. und diese dann im Laufe der Umsetzung entsprechend ändern.
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In allen Fällen haben Sie den Vorteil, dass die Strukturierung vorher schon in den übersichtlicheren MindMaps gemacht wurde. Denn wenn Sie mal versucht haben, die Struktur in einem mehrseitigen Word-Dokument zu verändern, wissen sie, dass es nicht einfach ist, dabei den Überblick zu behalten.

Mit der Zeit werden Sie auch immer schneller im Erstellen von MindMaps. Sie werden erkennen, dass es auch für andere Aufgaben, wie z. B. Planung von Projekten, Events oder Büchern sehr sinnvoll ist. Daher lohnt sich die Anschaffung eines guten MindMapping-Tools auf alle Fälle.

Wenn Sie dazu Kommentare oder Fragen haben, nutzen Sie einfach die Kommentar-Funktion. Ich freue mich auf Ihre Anmerkungen.

Sie kennen sicher auch die unterschiedlichen Typen von Teilnehmern in Workshops:

1. diejenigen, die gerne kommen
2. diejenigen, die geschickt worden sind und eigentlich lieber an ihrem Arbeitsplatz wären.
3. und diejenigen, die sagen: "Schon wieder ein Workshop, bei dem wahrscheinlich am Ende nichts herauskommt."

Woher kommt diese Workshop-Unlust?
Man hat als Moderator oder Workshop-Leiter sein Bestes gegeben für die Vorbereitung und der Einstieg ist gut geplant. Dann stellt sich jedoch gleich am Anfang heraus, dass manche Teilnehmer schon mit Unlust in den Workshop gekommen sind (Typ 3). Wahrscheinlich gibt es dazu eine Vorgeschichte oder eine Workshop-Historie. Doch diese erfährt man als externer Moderator oft erst in den Pausen oder am Ende des Tages.

Keine Ergebnisse lassen die Motivation schnell verpuffen
Was man von den Teilnehmern dann erfährt, hört sich so oder so ähnlich an:
Wir hatten schon so viele Workshops, aber ....

• danach gab es dann noch nicht einmal ein Protokoll.
• das Fotoprotokoll war komplett unleserlich. Damit konnte man nichts anfangen.
• mit den Ergebnissen ist dann nichts passiert.

Deshalb haben diese Teilnehmer die Einstellung: Warum sollen wir schon wieder in einen Workshop, wenn dann am Ende nichts passiert mit unseren Ideen und Ergebnissen?

3 Monate nach dem Workshop ... - ist zu spät
Eine Kollegin, die Ihre Kunden in Changeprojekten unterstützt, erzählte mir folgende wahre Geschichte: In einem Projekt nahm der Projektleiter die vollgeschriebenen Flipcharts nach dem Workshop im August mit, um sie so schnell wie möglich aufzubereiten und zu verteilen. Die Aktionen daraus sollten bis zum Ende des Jahres umgesetzt werden. Leider passierte nichts.

Nach drei Monaten (im November) brachte er die Flipchart-Rolle wieder mit und erklärte, dass er nicht dazu gekommen sei, sich um die Ergebnisse zu kümmern, weil zu viele andere Dinge zu erledigen waren. Damit waren 3 Monate wertvolle Zeit verstrichen und die Workshop-Teilnehmer waren natürlich frustriert, weil sie nach dem Workshops nichts mehr gehört und gesehen hatten.

Jetzt musste man sich wieder neu in die Materie reindenken und alles unter Zeitdruck so gut wie möglich umsetzen. Dass so ein Projekt zum Scheitern verurteilt ist, ist offensichtlich. 

Der Projektleiter hatte wahrscheinlich die besten Absichten, als er die Flipchart-Rolle mitgenommen hat. Dass es am Ende genau das Gegenteil bewirkt hat, war ihm wahrscheinlich nicht klar.

Was kann und sollte man daraus lernen?
Workshops, bei denen es am Ende keine oder unleserliche Ergebnisse gibt, lassen die Motivation der Teilnehmer schneller verpuffen als man denkt und führen zu Workshop-Unlust.
Daher klären Sie vor dem Workshop folgendes mit dem Auftraggeber oder den Verantwortlichen ab:

1. Wer kümmert sich um die Aufbereitung der Ergebnisse?
2. Wie schnell können diese an die Teilnehmer verteilt werden (am besten wäre es innerhalb einer Woche)?
3. Wie werden die Ergebnisse verteilt? Die Ergebnisse sollten gut leserlich sein, damit die Teilnehmer damit einfach und schnell weiterarbeiten können.
4. Wer ist für die Umsetzung verantwortlich und hat den Lead dafür?

Bestehende Workshop-Unlust und verpuffte Motivation brauchen viel Energie und sehr lange, um wieder in aktive Workshop-Teilnahme und echte Motivation verwandelt zu werden. Schnelle und gut aufbereitete Ergebnisse nach Workshops sind gute Mittel, um das von Anfang an zu vermeiden.

Wenn Sie selber keine Zeit zur Aufbereitung haben, nehmen Sie mit mir Kontakt auf. Ich unterstütze Sie gerne bei Ihrem nächsten Workshop, damit Ihnen das bei Ihren Teilnehmern nicht passiert.

Dies ist ein Gastbeitrag von Michael Smetana von TrainerGeheimnisse. 
Michael Smetana ist seit mehr als 10 Jahren auf Seminar- und Weiterbildungsangebote für erfahrene Top-Trainer spezialisiert. Er ist im deutschsprachigen Raum einer der angesehensten Experten auf diesem Gebiet. In seiner langjährigen Erfahrung als Trainer sammelte er herausragende Seminartaktiken, analysierte und kombinierte diese miteinander. 
Nachfolgend finden Sie Tipps, wie sie den Transfer nach einem Workshop verbessern können.

Nachhaltige Veränderungen bewirken durch 4 Schalen
Vier große Hindernisse müssen überwunden werden, damit Teilnehmer nach einem Workshop auch tatsächlich etwas an ihrem Leben verändern. Diese Hindernisse liegen wie Zwiebelschalen um das gewünschte Workshopziel. Nachhaltige Workshops müssen daher IMMER Veränderungen an allen 4 Schalen bewirken. Bleibt auch nur eine dieser Schalen unberührt, so ist die Veränderung nach dem Workshop nur von kurzer Dauer. Der Transfer ist gescheitert.

1. Die WISSEN-Schale:
Oft wird in Workshops u. a. auch Wissen vermittelt. Die Teilnehmer bekommen neue Denkanstöße. Zusammenhänge und Abhängigkeiten bzgl. des Themas werden bewusst. Wir wissen dann z. B. dass es gesund ist, einen Apfel zu essen und warum uns das gut tut. Idealerweise sollten die Teilnehmer eines Workshops aber so viel wie möglich aktiv in das Workshop eingebunden werden. Zum Glück leben wir heute in einer Informationsgesellschaft, wo fast alles Wissen dieser Erde im Internet, in Fachbüchern oder sogar im Umfeld der Teilnehmer bereits vorhanden ist. Die WISSEN-Schale kann daher auch ganz leicht vor oder nach dem eigentlichen Workshop behandelt werden.

2. Die KÖNNEN-Schale:
Wenn wir erst mal wissen, wie etwas geht, müssen wir es üben. Denn was nutzt uns das beste Wissen darüber, wie man einen Apfel isst, wenn er uns beim Essen dauernd aus der Hand fällt. Wir müssen unsere Fähigkeiten gezielt trainieren, neue Fertigkeiten erlangen und einsetzen. Wir müssen Abläufe so lange üben, bis wir sie im Schlaf beherrschen. Wenn wir das im Workshop mit den gleichen Hilfsmitteln können, die uns später auch in der Praxis zur Verfügung stehen, schaffen wir es wahrscheinlich auch nach dem Workshop.

3. Die WOLLEN-Schale:
Nun wissen wir, was zu tun ist und haben es im Workshop auch ausreichend geübt, wie es geht. Wir wissen also, dass es gesund ist, Äpfel zu essen und beherrschen die Kunst des Apfelessens. Reicht das nun, um ab sofort jeden Tag einen Apfel zu essen? Kurzfristig vielleicht. Aber schon bald nach dem Workshop haben wir "zu wenig Zeit" dazu, ist es uns zu aufwendig, täglich einen frischen Apfel zu besorgen oder wir lassen uns von anderen Leckereien verführen. Und das, obwohl wir eigentlich wüssten, dass der tägliche Apfel gut für uns wäre. Aber dieses Wissen ist leider nur im Kopf der Teilnehmer angekommen, nicht aber in deren Herzen. Ein nachhaltiges Workshop braucht daher auch Bausteine, die die Herzen der Teilnehmer so gut erreichen, dass sie zur regelmäßigen Umsetzung motiviert sind.

4. Die DÜRFEN-Schale:
Haben wir die ersten 3 Schalen geschafft, so wartet nun noch eine besondere Herausforderung: Erlaubt es sich der Teilnehmer überhaupt, die Veränderung umzusetzen oder hat er ein schlechtes Gewissen dabei? Welches Rollenverständnis hat der Teilnehmer von sich und was sieht er als seine Aufgabe? Darf ich es mir überhaupt erlauben, täglich etwas Gesundes zu essen, wenn mein Partner ununterbrochen ungesundes Zeug in sich reinstopft und mich meine Kinder dafür auslachen? Und wie viele Verkäufer haben Angst davor, die Abschlussfrage zu stellen, weil auf ihrer Visitenkarte ja "Kundenberater" steht? Erst, wenn auch das eigene Rollenverständnis dem Teilnehmer erlaubt, die Veränderung laufend umzusetzen, erst dann hat das Workshop auch nachhaltig gewirkt.

Mehr Informationen dazu finden Sie in seinem Buch "KernDesign". Dort erfahren Sie, wie Sie automatisch alle 4 Schalen berücksichtigen:
http://www.kerndesign.com

Dies sind zwei ganz normale Flipcharts, die von Teilnehmern bei einer Veranstaltung  erstellt wurden. Einzelne Punkte wurden priorisiert, d. h. diese sind wichtiger als die anderen. Und es handelt sich um Aktionen, die nach dem Workshop umgesetzt werden sollen.

Was würden Sie mit solch einem Foto anfangen?
Wenn Sie so etwas als Teilnehmer nach einem Workshop erhalten würden, was machen Sie dann damit? Setzen Sie sich hin und schreiben die wichtigen Punkte ab? Oder hoffen Sie darauf, dass jemand anderes das Abschreiben übernimmt?
In vielen Fällen, wird das ganze erst mal abgespeichert und erst einmal zum Tagesgeschäft übergegangen, weil für das Abschreiben keine Zeit da ist. Und wenn man die Fotos oder das Fotoprotokoll das nächste mal öffnet, muss man sich erst mal wieder in das Thema reindenken.

Grundsätzlich kann man dieses Verhalten der Teilnehmer auch verstehen, denn zum einen müssen sie einen oder mehrere Tage an einem Workshop teilnehmen, ihre normale Arbeit bleibt in dieser Zeit liegen. Wenn Sie dann an ihren Arbeitsplatz zurückkehren, müssen sie das Liegengebliebene erst einmal aufarbeiten. Da bleiben die Workshop-Ergebnisse natürlich auf der Strecke.

Die Verantwortung des Auftraggebers
Dass mit den Ergebnissen nach einem Workshop nichts mehr passiert, kann und ist nicht im Sinne des Auftraggebers. Denn Workshops werden veranstaltet, damit neue Lösungen erarbeitet werden, Projekte in Gang gebracht und umgesetzt werden.
Daher sollte der Auftraggeber von Anfang an überzeugt werden, dass eine gut aufbereitete und leserliche Dokumentation der wichtigen Ergebnisse unbedingt notwendig ist. Wie diese erstellt wird, hängt vom Auftraggeber ab:

1. Es wird intern jemand gefunden, der sich um die Aufbereitung der Ergebnisse kümmert. 
2. Der Workshop-Leiter bereitet die Ergebnisse auf und wird dafür auch entsprechend bezahlt.
3. Die Aufbereitung der Ergebnisse wird an jemand externen vergeben mit entsprechender Erfahrung.

In jedem Fall sollten die Ergebnisse möglich schnell (innerhalb einer Woche) und leserlich an die Teilnehmenden verteilt werden, damit diese möglichst schnell damit weiterarbeiten und sie auch umsetzen können. 
Denn ansonsten war es vielleicht eine motivierende Veranstaltung, aber ohne Umsetzung. Und das will sicher kein Auftraggeber.

Im Januar fand wieder das Lernforum in Oberursel statt. Ich war zum dritten Mal dabei und habe mich darauf gefreut, einige bekannte und viele neue Gesichter zu sehen.
Das Lernforum findet im Open Space Format statt und es bilden sich viele Arbeitsgruppen, die dann entsprechend ihrem Thema eigene, zum Teil sehr umfangreiche Ergebnisse erarbeiten. Das Mitschreiben erfolgt meistens am Flipchart, aber auch Karten oder Zeichnungen werden eingesetzt zum Festhalten der Ideen und Beiträge.
Diese werden dann von den Initianten der Workshops aufbereitet und über den Veranstalter Mathias zur Bonsen wieder an die Teilnehmer weitergeleitet. Und dabei ist mir in diesem Jahr einiges aufgefallen, das ich hier gerne mit Ihnen teilen möchte. Denn insgesamt erhielten wir von 21 Workshops die unterschiedlichsten Dokumentationen.
Da das Thema viel zu umfangreich ist für einen Blog-Beitrag, werde ich es in mehrere Posts aufteilen.
Die Unterschiedlichkeit der Aufbereitung
Die Art der Dokumentation reichte von

1. einzelnen Fotos der Flipcharts als jpg
2. über Fotos importiert in pdf-Dokumenten
3. MindMaps
4. Powerpoint-Folien
5. bis zu textlich aufbereiteten Zusammenfassungen

der Workshop-Ergebnisse. Im folgenden werde ich auf jede einzelne Art eingehen.
1. Einzelne Foto-Dateien
Die einzelnen jpg-Foto-Dateien können einfach mit dem Smartphone geschossen und dann per Mail versendet werden. Das geht am schnellsten, kann bei vielen Fotos jedoch auch problematisch werden, da sie leicht durcheinander gewürfelt werden, wenn die Dateinamen nicht einheitlich sind. Dann landen sie im Explorer-Fenster einmal oben oder unten, je nach Anfangsbuchstaben des Dateinamens. Und die Teilnehmer müssen viele verschiedene Dateien öffnen, was mühsam ist und lange dauert.
Wenn die Grösse der Fotos zudem noch verkleinert wurde, damit es mit dem Versenden einfacher ist, wird die Schrift zu klein und man kann die Einzelheiten nicht mehr lesen. 
Mein Tipp: Die Fotos sollten mindestens 1 - 2 MB gross sein und den gleichen Dateinamen haben und dann fortlaufend nummeriert werden. So stehen sie im Explorer alle untereinander und man kann sie gut nacheinander öffnen.
2. Fotos importiert als pdf
Diese Form hat den Vorteil, dass alle Fotos in einer einzigen Datei, meist ein Word-Dokument, enthalten sind. Dann braucht man nur eine Datei zu öffnen und kann alle Fotos nacheinander lesen. Es hat zudem den Vorzug, dass man noch Überschriften oder zusätzliche Erläuterungen hinzufügen kann. Dann wird noch ein pdf daraus erstellt, damit es für alle gleich aussieht.
Hier kann es passieren, dass die pdf-Datei sehr gross wird, wenn die Fotos in Originalgrösse eingefügt werden.
Mein Tipp: Man sollte man die Fotos auf jeden Fall komprimieren vor dem Abspeichern. Das reduziert die Dateigrösse. 
Des weiteren sollte man darauf achten, dass die Fotos nicht zu sehr verkleinert werden, damit auch kleine Schrift noch gut leserlich ist. Also besser ein Foto pro Seite, als 4 auf einer Seite.
3. Mindmaps
MindMaps haben den grossen Vorteil, dass die Schrift gut lesbar ist und dass die Inhalte eine Struktur bekommen. In einer MindMap kann man die Inhalte von vielen Flipchart-Seiten auf einer Seite übersichtlich und strukturiert darstellen. Daher ist dies eine immer beliebtere Form der Dokumentation. Das Abschreiben der Inhalte in eine MindMap kostet zwar etwas Zeit, lohnt sich aber, wenn anschliessend mit den Inhalten weitergearbeitet werden soll.
Mein Tipp: Ich selber arbeite schon seit vielen Jahren mit MindMaps (z. B. MindManager) als Zwischenschritt und exportiere die Inhalte anschliessend nach Powerpoint oder Word. Das sind die Formate, die auch meine Kunden haben und bearbeiten können. 
4. Powerpoint-Folien
Manche ziehen es vor die Fotos der Flipcharts in Powerpoint statt in Word einzufügen. Dabei werden meist 1 oder 2 Fotos auf eine Folie gebracht. Das hat ähnliche Vorteile wie beim Import zu Word (alles in einer Datei, zusätzliche Überschriften und Texte sind möglich). Folien bieten zudem den Vorzug, dass man die Ergebnisse auch anderen Kollegen präsentieren kann.
Mein Tipp: Auch bei Powerpoint sollte man auf die Dateigrösse achten und die Fotos komprimieren. Die Schrift auf den Fotos sollte auch nicht zu klein sein, damit man auch Einzelheiten noch lesen kann.
5. Individuelle Zusammenfassungen
Wenn aus den Ergebnissen separate Berichte erstellt werden, ist dies sicher die aufwändigste Form der Aufbereitung - aber auch die umfassendste und verständlichste.
Denn dabei werden Stichwörter in ganzen Sätzen ausformuliert und Punkte ergänzt, die für das Verständnis wichtig sind. Es gibt auch keine Probleme mit der Dateigrösse und alles ist gut leserlich. Leider nehmen sich nur sehr wenige die Zeit eine so umfassende Dokumentation auszuformulieren, weil es sehr viel Aufwand bedeutet.
Mein Tipp: Bevor Sie anfangen alles abzuschreiben, überlegen Sie, was wirklich gut leserlich an die Teilnehmer übergeben werden muss. Oft sind es nicht alle Inhalte, sondern nur ein Teil vom Ganzen. (siehe auch mein Post 'Aufwand reduzieren'). Und das spart Ihnen dann eine Menge Zeit.

Alle Fotos von Flipcharts abschreiben dauert doch viel zu lange
Wenn man 15 - 20 Flipchart-Fotos hat, dann kommt einem das sehr viel vor und man schätzt die Zeit mindestens auf einen halben Tag oder mehr, bis das alles abgeschrieben und aufbereitet ist. Doch das muss gar nicht so lange dauern, denn nicht alle Flipcharts müssen abgeschrieben werden oder sind voll geschrieben. Fokussieren Sie auf das Wichtige und der Aufwand reduziert sich enorm. Mehr dazu anhand eines praktischen Beispiels.

Anhand eines Beispiels, möchte ich Ihnen erläutern, wie sie den Aufwand für das Dokumentieren von Flipcharts einschätzen und sogar verkürzen können. Stellen sie sich einen Workshop mit 15 Teilnehmern vor, Dauer 1 Tag, Anfangs gemeinsamer Einstieg ins Thema, später paralleles Arbeiten in verschiedenen Kleingruppen. Am Ende des Tages sind 18 Flipcharts zusammengegekommen. 

Nicht alle Flipcharts müssen abgeschrieben werden
Oft bereitet der/die TrainerIn oder BeraterIn bereits im Vorfeld Flipcharts vor:

• Mit dem Titel
• mit der Agenda
• mit Stichworten zum Thema
• mit Bildern, um etwas zu veranschaulichen

Diese Flipcharts sind  ganz sauber geschrieben oder schön gezeichnet, weil er/sie ja Zeit hatte, um sie vorzubereiten. So etwas muss nicht abgeschrieben werden, denn das kann jeder in einem Fotoprotokoll sehr gut lesen.
Aus meiner Erfahrung heraus, sind diese vorbereiteten Flipcharts ca. 2/3 aller Flipcharts. Wenn also insgesamt 18 Flipcharts zusammengekommen sind, sind ca. 12 davon gut leserliche, die man einfach übernehmen könnte.

Den Aufwand zum Abschreiben der restlichen Flipcharts abschätzen
In diesem Beispiel bleiben dann noch 6 Flipcharts über, die vielleicht von den Teilnehmenden selbst erarbeitet und geschrieben wurden (siehe Beispiel oben). Die sind dann oft nicht so gut leserlich, weil die Zeit viel knapper war und sie es oft auch nicht gewöhnt sind, am Flipchart zu schreiben. Diese sollten abgeschrieben werden, denn damit sollen die Teilnehmenden ja nach dem Workshop weiter arbeiten.
Doch wie schätzt man ab, wie lange so etwas dauert? Bei dem Flipchart oben (ca. 20 Listenpunkte) dauert das Abschreiben ca. 10 - 15 Minuten.  Wenn Sie also 6 solcher Flipcharts haben, würde das Ganze ca. 60 - 90 min. dauern. 

Der grosse Haufen wird plötzlich viel kleiner
Damit ist der grosse Haufen von 18 Flipcharts, vor dem man oft zurückschreckt, auf eine sehr überschaubare Zeit zusammengeschrumpft. Des weiteren ist zu überlegen, ob wirklich alle Fotos mit in die Dokumentation übernommen werden sollen. Denn braucht man den Titel, die Agenda oder bestimmte Stichworte wirklich? Auch da lässt sich noch etwas einsparen. 

4 Gründe zum Ressourcen sparen
Denken Sie aus der Sicht der Teilnehmer. Packen Sie in die Dokumentation wirklich nur das rein, was für die Teilnehmer wichtig ist. Denn das spart viele Ressourcen:

1. Es spart Ihnen Zeit, wenn sie 3 - 4 Fotos (wie z. B. die Agenda oder den Titel des Workshops) nicht reinkopieren müssen
2. Es spart den Teilnehmer Zeit, weil sie diese nicht öffnen und lesen müssen
3. Es spart Speicherplatz, weil die Dateien mit weniger Fotos, kleiner sind.
4. Es spart Papier beim Ausdrucken, weil weniger Seiten gedruckt werden müssen.

Ich hoffe, dass ich Ihnen damit ein paar Anregungen gegeben habe, etwas genauer über Ihrer nächste Workshop-Dokumentation nachzudenken. Haben Sie dazu Fragen oder Anmerkungen? Dann würde ich mich über einen Kommentar unten freuen.
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​Und wenn Sie gerne eine Aufwandsschätzung für Ihren nächsten Workshop hätten, dann nehmen Sie einfach mit mir Kontakt auf. 
Wenn Ihnen der Beitrag gefallen hat, teilen Sie ihn doch einfach mit anderen.

Visual oder auch Graphic Recording wird immer mehr eingesetzt bei Veranstaltungen. Denn damit wird gleich während der Veranstaltung eine Dokumentation der wichtigen Punkte/Themen erstellt. Mit den Bildern können sich die Teilnehmenden sehr gut an die besprochenen Themen erinnern. 

Die grossen Bilder sind wunderbar gezeichnet mit vielen Details und die Bilder spiegeln oft auch die Emotionen zu dem Thema wieder. Man schaut gerne darauf zurück.

Was passiert danach mit den grossen Visual Recording Grafiken?
Das hängt davon ab, was der der Graphic Recorder an zusätzlichen Leistungen anbietet. In vielen Fällen wird die grosse Grafik in ihrer Originalgrösse irgendwo im Unternehmen, im Meetingraum oder dort wo viele vorbeigehen, aufgehängt. Manchmal wird auch die Bild-Datei an die Unternehmen abgegeben. Doch wer macht sich die Mühe in die einzelnen Details solch einer Datei reinzuschauen? Es ist einfach schade, wenn diese grossartigen Bilder nicht wieder angeschaut werden.

Animierte Videos mit Musik machen Lust zum Ansehen
Mit einem neuen Tool können wir jetzt auch, grosse Bilder von Visual Recordings animieren und mit Musik versehen. Damit macht es Spass noch mal auf die Details der Veranstaltung zurück zu schauen. So kann sich jeder Teilnehmer noch mal die einzelnen Details anschauen. 

Online jederzeit verfügbar - kurz nach dem Event oder auch später
Die Videos können online entweder im Intranet oder im Internet auf der Webseite des Unternehmens kurz nach dem Event zur verfügung gestellt werden und man braucht nur den Link an die Teilnehmer verschicken. Jeder kann sich das Video zu jederzeit, entweder kurz nach dem Event - oder auch noch mal nach Wochen oder Monaten ansehen. Durch wiederholtes Ansehen kann sich unser Gehirn die Details besser merken. Und man kann das Video natürlich auch Kollegen zeigen, die nicht dabei waren. Dann braucht man keine eigene Präsentation vorbereiten, sondern kann die Inhalte anhand des Videos den Kolleginnen oder dem Chef erklären. Das spart Zeit und ist ausserdem eine innovative Art der Präsentation.

Hier sehen Sie ein Beispiel-Video für einen animierte Visual Recording Graphik.​

Wenn Sie eine Grafik haben, die Sie gerne als Video animiert haben möchte oder eine Veranstaltung mit Visual recording planen, nehmen Sie mit mir Kontakt auf. 

1. Allgemeine Fragen vermeiden
Die richtigen Fragen zu stellen, ist eine wichtige Voraussetzung, um gute Ergebnisse zu erhalten. Deshalb sollte man vorher mit dem Auftraggeber genau abklären, was am Ende der Veranstaltung als Ergebnis erreicht werden soll.

Denn manchmal kommt in Veranstaltungen einfach die Aufforderung: "Dann diskutieren Sie in den nächsten 20 Minuten das Thema Fachkräftemangel." Dabei kann alles mögliche herauskommen, von den bisherigen Problemen mit dem Thema Fachkräftemangel bis zu Nebenschauplätzen, die nichts mit dem Thema zu tun haben. Solche Fragen sind zu allgemein und zu unspezifisch.

Wenn Sie am Ende neue Ideen oder Aktionen zu einem Thema haben wollen, dann nehmen Sie das in die Frage mit rein, z. B.: "Welche Ideen haben Sie zum Thema Fachkräftemangel für die Zukunft?" oder "Welche konkreten Aktionen/Massnahmen könnten wir gemeinsam durchführen, um das Thema Fachkräftemangel in den nächsten 5 Jahren zu verbessern?"  Dann erhalten Sie am Ende auch konkrete Ideen oder Massnahmen, mit denen Sie etwas anfangen können.

2. Zielorientierte Fragen
Fragen sollten zielorientiert sein und den Teilnehmern möglichst viel Freiraum lassen, um neue Ideen zu entwickeln. Ideal ist es, wenn die Teilnehmer am Ende auf konkrete Umsetzungsmassnahmen gelenkt werden.
Die folgenden Fragen verdeutlichen den Unterschied (Strukturwandel in unserer Gesellschaft dient hier nur als Beispiel) zwischen allgemeinen und gezielten Fragen:
Anstatt einer zu allgemeinen Frage wie: "Was fällt Ihnen zum Thema Strukturwandel in unserer Gesellschaft ein?" , wären die folgenden Fragen besser:

1. Welche Probleme entstehen durch den Strukturwandel in unserer Gesellschaft? (problemorientiert)
2. Welche neuen Möglichkeiten ergeben sich durch den Strukturwandel in unserer Gesellschaft? (zukunftsorientiert)
3. Was könnten wir konkret unternehmen, um den Strukturwandel in unserer Gesellschaft positiv zu bewältigen? (lösungsorientiert)

Wenn es möglich ist, in mehreren Runden zu diskutieren (z. B. bei einem World-Cafe), kann es durchaus sinnvoll sein, wenn die Teilnehmer die verschiedenen Aspekte nacheinander diskutieren.

3. Machen Sie die Fragen sichtbar
Die Fragen sollten für die Teilnehmer sichtbar und lesbar sein. Denn sonst könnte es passieren, dass die Frage nicht richtig verstanden wird oder nach 5 Minuten heisser Diskussion schon wieder vergessen ist. Deshalb ist es gut, wenn die Teilnehmer auch während einer Diskussionsrunde noch mal auf die Frage zurück schauen können, z. B. auf einem Flipchart oder in einer Präsentationsfolie an der Wand.
Daher empfiehlt es sich  die Fragen vor Beginn des Workshops auf Flipchartpapier auf verschiedene Blätter zu schreiben (je eine Frage pro Blatt) oder auf Powerpoint-Folien vorzubereiten und dann an die Wand zu projizieren.
So sind sie für jeden sichtbar im Raum. Und der Moderator oder Workshopleiter kann bei mehreren Fragen durch Umblättern oder Weiterklicken von einer Frage zur nächsten Wechseln.