Fotos und lesbarer Text - beides zusammen funktioniert besser

Warum Fotos auch wichtig sind in der Dokumentation

Als ich mit der Schnelldokumentation angefangen habe, habe ich von den Teilnehmenden oft gehört, dass sie auch die Fotos der erarbeiteten Flipcharts haben wollen. Denn damals habe ich nur die abgeschriebenen Texte zurückgegeben. Inzwischen habe ich dazugelernt und baue auf Wunsch auch die Fotos der Flipcharts in die Dokumentation mit ein. Warum und wie ich das mache, erfahren Sie in diesem Artikel.

---

Unser visuelles Gedächtnis funkioniert besser mit Fotos

Mit einem Bild von einem Flipchart verbindet unser Gehirn viel mehr Informationen, als nur den Text, der dort steht. Denn mit einem Flipchart können wir sofort wieder die Situation verbinden, in der das Flipchart entstanden ist. Wir erinnern uns an den Raum, wo es stattgefunden hat, an die Personen, die dabei waren, vielleicht auch an die Atmosphäre. War es z. B. eine kreative Arbeitsgruppe, die sehr konstruktiv war. Oder war es eine hitzige Diskussion, bei der das Flipchart entstanden ist. Unser Gehirn speichert all diese Informationen zusammen mit dem Bild des Flipcharts ab und kann diese auch genauso schnell wieder abrufen, wenn es das Bild des Flipcharts wieder sieht.

Deshalb sind auch Fotos einer Veranstaltung wichtig. Manche meiner Kunden machen bewusst auch Fotos der Arbeitsgruppen, die gemeinsam an einem Thema gearbeitet haben. Diese werden dann in die Gesamtdokumentation mit eingebaut. Damit können sich die Teilnehmer der Arbeitsgruppe sofort wieder erinnern. Auch die Personen, die in einer anderen Arbeitsgruppe waren (z. B. bei Openspace-Veranstaltungen oder parallelen Arbeitsgruppen) erkennen damit schneller, wer in welcher Arbeitsgruppe mitgearbeitet hat. Und wenn Fragen auftauchen zu den Ergebnissen, weiss man, wen man aus der anderen Arbeitsgruppe fragen kann.

Lesbarer Text zum Weiterbearbeiten und Präsentieren

Wenn die Flipcharts jedoch nicht besonders leserlich sind, weil schnell geschrieben wurde, oder weil zu klein geschrieben wurde (s. rote Schrift unten im Beispiel), dann hilft nur das Abschreiben der Texte, wenn damit weitergearbeitet werden soll. Denn unser visuelles Gedächtnis kann zwar sehr gut die oben beschriebenen Informationen der Situation abrufen, aber wenn es um einzelne Wörter oder Texte geht, reicht das nicht aus.

Auch für andere Teilnehmer, die nicht in dieser Arbeitsgruppe oder diesem Workshop waren, hilft ein unleserlicher Text nicht weiter. Vor allem, wenn es sich um den Vorgesetzten handelt, der gerne wissen möchte, was im Workshop erarbeitet wurde, hilft das Foto einen Flipcharts nicht weiter, wenn es unleserlich ist. Daher sollte man die wichtigen Ergebnisse abschreiben, wenn damit weitergearbeitet werden soll oder wenn sie präsentiert werden müssen.

Kombinieren Sie Foto und Text in Powerpoint

Weil Fotos und lesbare Texte zusammen besser funktionieren, kombiniere ich oft beides in Powerpoint. Wenn es sich um wenig Text handelt, nutze ich das zweispaltige Folienlayout. Dann kommt in die linke oder rechte Spalte, das verkleinerte Foto. Es braucht nicht leserlich zu sein, sondern dient nur als Gedächtnisstütze für unser Gehirn (siehe Beispielfolie). Und in die zweite Spalte kommt dann der abgeschriebene Text, der für jeden lesbar ist.
​Sollte es sich um viel Text auf dem Flipchart handelt, dann bekommt das Foto eine eigene Folie mit dem Hinweis auf den lesbaren Text auf der nächsten Folie. Dann hat man beides: Das Bild, für diejenigen, die daran mitgearbeitet haben und den Text zum Weiterbearbeiten oder für diejenigen, die nicht dabei waren. 

Beispiel: Zweispaltige Powerpoint-Folie

Beispiel-Folie, Foto und Text

Tragen Sie sich ein, wenn zukünftig weitere Tipps zum Thema Workshop-Ergebnisse und Dokumentation erhalten wollen: Anmeldung